Архівний відділ

Архівний відділ Васильківської міської ради (далі відділ) є самостійним відділом Васильківської міської ради і в межах м. Васильків Київської області забезпечує виконання покладених на архівний відділ завдань, також підзвітний і підконтрольний Державному архіву Київської області.

Контактна інформація: 08600, м. Васильків, вул. Шевченка, 6; тел. (04571) 2-46-94; електронна адреса: avvmr@ukr.net

Начальник відділу – Рубан Оксана Василівна, тел. 2-46-94
Головний спеціаліст відділу – Пономаренко Олена Миколаївна, тел. 2-46-94


Графік роботи

  • понеділок-четвер: 08.00 – 17.00
  • п’ятниця: 08.00 – 15.45
  • обідня перерва: 12.00 – 12.45
  • вихідні дні: субота, неділя
  • останній четвер місяця – санітарний день

Прийом громадян

  • понеділок: 08.30 – 12.00, 12.45 – 16.00
  • середа: 08.30 – 12.00, 13.00 – 16.00
  • п’ятниця: 08.30 – 12.00, 13.00 – 15.00

Основними завданнями архівного відділу

– реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території  м. Васильків Київської області;

– координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви), у питаннях архівної справи і діловодства;

– внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

– здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.


Функції архівного відділу

Архівний відділ відповідно до визначених повноважень виконує такі завдання:

– організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства юстиції України, Укрдержархіву, інших центральних органів виконавчої влади та здійснює контроль за їх реалізацією;

– забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб;

– здійснює контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями правил, норм, стандартів у межах визначених повноважень;

– забезпечує ефективне і цільове використання відповідних бюджетних коштів;

– розробляє проекти рішень міського голови у визначених законом випадках – проекти нормативно-правових актів з питань реалізації повноважень архівного відділу;

– забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;

– готує (бере участь у підготовці) проекти угод, договорів, меморандумів, протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах своїх повноважень;

– розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;

– опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів відповідних місцевих рад;

– забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;

– постійно інформує населення про стан здійснення визначених законом повноважень;

– забезпечує у межах своїх повноважень дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки;

– організовує роботу з укомплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів, створених в результаті діяльності архівного відділу;

– забезпечує у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом;

– забезпечує захист персональних даних;

– складання і за погодженням з Державним архівом Київської області подання для затвердження в установленому порядку проектів державних цільових програм, подання міському голові для затвердження планів розвитку архівної справи в м. Васильків Київської області, забезпечення їх виконання;

– забезпечення зберігання, обліку і охорони:

документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих архівному відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території м. Васильків Київської області;

друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

облікових документів і довідкового апарату до них;

– організація роботи, пов’язаної з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

– проведення в установленому порядку обліку, обстеження та аналізу діяльності архівних установ, які створені на території м. Васильків Київської області, незалежно від форми власності та підпорядкування;

– інформування Державного архіву Київської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

– ведення обліку юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу Васильківської міської ради, на підставі затверджених списків;

– подання на затвердження Державному архіву Київської області списків джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

– перевірка роботи архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

– надання консультаційно-методичної допомоги в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву);

– ведення зведеного обліку архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подання належних відомостей про ці документи Державному архіву Київської області;

– передання Державному архіву Київської області у визначені ним строки документів та довідкового апарату до них для постійного зберігання;

– створення і вдосконалення довідкового апарату до документів Національного архівного фонду;

– організація страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством;

– надання архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задоволення запитів фізичних і юридичних осіб, перегляд в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечення у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

– вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи архівних установ;

– здійснює інші передбачені законом повноваження


РІШЕННЯ Про затвердження Положень про відділи та управління міської ради переглянути

ПОЛОЖЕННЯ про архівний відділ Васильківської міської ради переглянути/завантажити

РІШЕННЯ Про внесення змін до положення про архівний відділ Васильківської міської ради переглянути/завантажити

ПОЛОЖЕННЯ про експертну комісію архівного відділу Васильківської міської ради переглянути/завантажити